Car policy aziendale: quando il regolamento auto diventa una misura di sicurezza

La car policy aziendale è, in molte imprese, l’unico documento che parla delle auto: il giorno dell’assegnazione il commerciale o il tecnico firma sei pagine su chi paga le multe, quanti chilometri privati sono ammessi, quale franchigia scatta in caso di sinistro, come si usa la carta carburante. Nessuna riga dice come quella persona guida, né che cosa l’azienda ha fatto perché guidi meglio. Il problema non è il documento: è ciò che gli si chiede di essere. Questo articolo spiega che cosa manca a una car policy nata in amministrazione perché diventi anche una misura di sicurezza, con gli articoli del D.Lgs 81/2008 alla mano e con il punto in cui entra il corso di guida sicura.

Che cos’è una car policy aziendale e che cosa contiene di solito

La car policy aziendale è il regolamento interno che disciplina l’assegnazione e l’uso dei veicoli dell’impresa: a chi spetta l’auto e di quale categoria, se l’uso privato è consentito e con quali limiti, chi paga carburante, pedaggi, multe e franchigie, come si gestiscono manutenzione e restituzione. Non è prevista da una legge specifica: nasce da esigenze fiscali, assicurative e di controllo dei costi, e per questo viene scritta quasi sempre da amministrazione, HR o fleet manager, con il contributo della società di noleggio.

È un documento utile, e va tenuto. Ma nella forma più diffusa risponde a una sola domanda: chi paga se qualcosa va storto. Non risponde alle altre due che a un’azienda con persone al volante vengono poste quando qualcosa va storto davvero: il rischio di guidare per lavoro era stato valutato, e che cosa era stato fatto per ridurlo.

Car policy aziendale e D.Lgs 81/2008: il rischio stradale va valutato

Il punto di partenza è l’articolo 28, comma 1, del D.Lgs 81/2008: la valutazione dei rischi «deve riguardare tutti i rischi per la sicurezza e la salute dei lavoratori». Il testo non ammette elenchi chiusi, e l’articolo 15 mette al primo posto fra le misure generali di tutela «la valutazione di tutti i rischi per la salute e sicurezza». Per un’azienda con commerciali, tecnici o manutentori che passano ore in strada, la guida è un rischio della mansione come il rumore per chi sta in officina, e va scritto nel DVR.

La responsabilità è personale: l’articolo 17 elenca la valutazione dei rischi, con la conseguente elaborazione del documento, fra gli obblighi che il datore di lavoro non può delegare. Sopra il decreto sta l’articolo 2087 del codice civile, che chiede all’imprenditore le misure «che, secondo la particolarità del lavoro, l’esperienza e la tecnica, sono necessarie a tutelare l’integrità fisica» di chi lavora. Una car policy aziendale che parla solo di franchigie non è una di quelle misure.

Il confine fra ciò che la formazione obbligatoria copre e ciò che resta scoperto lo abbiamo messo in fila nell’articolo sull’Accordo Stato-Regioni e la formazione alla guida: la sintesi è che il fascicolo formativo di chi guida per lavoro è quasi sempre in regola, e quasi sempre muto sulle ore passate al volante.

I numeri che spiegano perché non basta un regolamento

Nel 2025 le denunce di infortunio sul lavoro pervenute all’Inail sono state 597.710. Fra i lavoratori, gli infortuni in itinere sono passati da 96.835 a 99.939, il 3,2% in più, mentre quelli in occasione di lavoro sono cresciuti dello 0,5%. Sui casi mortali il segno è ancora più netto: le morti in occasione di lavoro sono scese da 797 a 792, quelle in itinere sono salite da 280 a 293. L’intero peggioramento dell’anno arriva dalla strada. Sono i dati provvisori pubblicati dall’Inail a febbraio 2026; la lettura completa, con la differenza fra in itinere e in occasione di lavoro, è nell’articolo sugli infortuni in itinere per le aziende con persone alla guida.

Il dato che interessa chi scrive una car policy aziendale è un altro: il tamponamento in colonna, la portiera aperta senza guardare, il furgone che tocca in retromarcia nel piazzale di un cliente non finiscono in cronaca. Finiscono in un certificato, in un mezzo fermo in carrozzeria, in una franchigia e in un appuntamento saltato. Il costo vero di un sinistro per chi gestisce una flotta lo abbiamo calcolato nell’articolo per il fleet manager che vuole ridurre sinistri e costi.

Che cosa scrivere in una car policy aziendale perché valga come misura di sicurezza

Non serve riscrivere il documento da capo. Servono alcune sezioni che nella maggior parte delle car policy mancano, e un rimando incrociato con il DVR.

Il perimetro. Chi guida per lavoro, con quali mezzi e per quanti chilometri l’anno: la car policy aziendale elenca i veicoli assegnati, il DVR elenca le mansioni che guidano. I due elenchi devono coincidere, e includere anche chi usa l’auto propria per trasferte rimborsate, perché il rischio non cambia con l’intestazione del libretto.

Le regole di condotta. Telefono solo con vivavoce e mai in mano, cinture allacciate per tutti gli occupanti, rispetto dei limiti, pause nei viaggi lunghi, divieto di guidare dopo alcol o farmaci che alterano l’attenzione, carico fissato nei furgoni. Sono le regole che il Codice della Strada già impone: scriverle nella car policy le trasforma in disposizioni aziendali, con le conseguenze che si vedono nel paragrafo successivo.

Il mezzo. Chi controlla pneumatici, luci e freni, con quale frequenza, chi segnala un’anomalia e a chi. Un veicolo con le gomme al limite guidato da una persona formata resta un veicolo con le gomme al limite.

La gestione del sinistro. Che cosa fa il conducente subito dopo, a chi lo comunica, come viene analizzato l’evento in azienda. Un sinistro letto solo dall’assicurazione insegna poco; letto insieme al DVR dice se il rischio era stato valutato bene.

La formazione. Quale percorso di guida sicura è previsto per chi guida per lavoro, ogni quanto si ripete, dove stanno gli attestati. È la sezione che manca quasi sempre, ed è quella che fa la differenza fra un regolamento e una misura di prevenzione.

Datore di lavoro e lavoratore: gli articoli 18 e 20

Due articoli del decreto si parlano solo se la car policy aziendale esiste ed è firmata. L’articolo 18, comma 1, lettera f, chiede al datore di lavoro e ai dirigenti di «richiedere l’osservanza da parte dei singoli lavoratori delle norme vigenti, nonché delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza»: una car policy con le regole di condotta è, alla lettera, una disposizione aziendale in materia di sicurezza.

Dall’altra parte l’articolo 20, comma 2, lettera c, chiede a ogni lavoratore di «utilizzare correttamente le attrezzature di lavoro, le sostanze e miscele pericolose, i mezzi di trasporto, nonché i dispositivi di sicurezza». I mezzi di trasporto compaiono nel testo fra i doveri di chi lavora, ma «correttamente» resta una parola vuota finché l’azienda non ha scritto che cosa intende. La car policy aziendale è il posto in cui lo scrive.

La formazione nella car policy aziendale: articolo 37 e corso di guida sicura

L’articolo 37 chiede che ciascun lavoratore riceva «una formazione sufficiente ed adeguata» sui «rischi riferiti alle mansioni». Per chi guida per lavoro la formazione adeguata non può fermarsi alla slide sui limiti di velocità: deve mettere quella persona al volante in condizioni controllate, farle sentire una frenata forte sul bagnato, una perdita di aderenza, la distanza reale di arresto del mezzo che usa tutti i giorni.

Un corso di guida sicura teorico-pratico fa questo in una giornata. Come si costruisce, dalla parte in aula alle esercitazioni sul piazzale, è descritto nell’articolo sulla struttura di una giornata di guida sicura per aziende. Al termine ogni partecipante riceve un attestato nominativo che richiama l’articolo 37, e l’azienda riceve il curriculum del formatore: sono i due documenti da allegare alla car policy aziendale, perché la sezione sulla formazione non resti una dichiarazione di intenti.

Le condizioni della giornata, in circuito o nel piazzale dell’azienda, sono nella pagina dei corsi di guida sicura per aziende.

Car policy aziendale e modello 231: l’articolo 30

Per le imprese che hanno adottato un modello di organizzazione e gestione ai sensi del D.Lgs 231/2001, l’articolo 30 del D.Lgs 81/2008 fissa che cosa il modello deve assicurare per avere efficacia esimente: fra le altre cose, le attività di valutazione dei rischi (lettera b), le attività di informazione e formazione dei lavoratori (lettera e) e le attività di vigilanza sul rispetto delle procedure e delle istruzioni di lavoro in sicurezza (lettera f). Il comma 2 aggiunge che il modello deve prevedere «idonei sistemi di registrazione dell’avvenuta effettuazione» di quelle attività.

Letta con questi occhi, la car policy aziendale firmata, con il rimando al DVR e gli attestati del corso in allegato, è esattamente uno di quei sistemi di registrazione: prova che il rischio è stato valutato, che la procedura è stata comunicata e che la formazione è stata fatta. Senza la sezione sulla formazione, il registro ha una pagina bianca.

Car policy aziendale e OT23: il corso che entra nella domanda

La car policy in sé non porta punteggio nella domanda di riduzione del premio Inail. Il corso di guida sicura sì: nel modello OT23 2027 è l’intervento D-4, classificato di tipo A, e un solo intervento di tipo A basta per accedere alla riduzione. Il vincolo che conta è il calendario, perché gli interventi devono essere realizzati nell’anno precedente a quello della domanda: una giornata svolta entro il 31 dicembre 2026 entra nella domanda da presentare entro il 28 febbraio 2027. Percentuali, requisiti e documenti probanti sono nell’approfondimento sull’OT23 2027.

Rally Factor Driving School è una scuola di guida, non uno studio di consulenza: le informazioni di questa pagina vengono dai testi ufficiali citati, ma la valutazione del vostro caso, la scrittura del DVR e la domanda OT23 spettano al vostro RSPP e al vostro consulente.

Un gradino sopra: la norma UNI ISO 39001

Chi vuole dare alla gestione del rischio stradale una forma certificabile ha una norma tecnica dedicata: la UNI ISO 39001:2016+A1:2024, «Sistemi di gestione della sicurezza del traffico stradale (RTS) – Requisiti e guida all’utilizzo». È il sistema di gestione che trasforma la car policy aziendale, il DVR e la formazione in un ciclo con obiettivi, indicatori e riesame. Per la maggior parte delle PMI è un passo successivo; le tre righe che mancano alla car policy vengono prima, e costano molto meno.

Dove si fa il corso previsto dalla car policy aziendale

La giornata di guida sicura si svolge in tre modi, a scelta dell’azienda: nelle sedi di Rally Factor Driving School, a Villafranca di Verona o al circuito della Mola di Rieti; oppure nel piazzale dell’azienda, se è asfaltato, sgombro e delimitabile, con le attrezzature portate da noi e i mezzi del cliente o i nostri, in tutta Italia. Le pagine dedicate spiegano come si organizza a Milano, a Torino, a Roma e a Mantova.

Il limite operativo è di 30 partecipanti al giorno, con un istruttore ogni 8 persone. Per gruppi più numerosi si sdoppia la giornata. Sul costo agiscono i fondi interprofessionali a cui l’azienda già aderisce con il proprio CCNL, da verificare con il consulente del lavoro prima di fissare la data.

Chi tiene il corso

Rally Factor Driving School lavora dal 2006 ed è Centro Tecnico Federale ACI Sport, cioè un centro di formazione riconosciuto dalla federazione. Le sedi sono Villafranca di Verona e la Mola di Rieti, più il modulo su neve e ghiaccio al Passo del Tonale; guida sicura e team building si svolgono in tutta Italia, vicino al cliente. Gli istruttori sono istruttori ACI Sport, e la scuola ha alle spalle attività di sviluppo e presentazione di vetture per case costruttrici: è l’esperienza che serve quando davanti c’è un furgone aziendale carico e va capito in mezz’ora come si ferma.

Come si organizza

Non si parte dal catalogo. Si parte da una conversazione di dieci minuti su quante persone guidano per lavoro, che mezzi usano, che cosa dice oggi la vostra car policy aziendale e in che finestra dell’anno riuscite a liberarle. Da lì escono un preventivo vero e una data, e una sezione sulla formazione da aggiungere al documento.

💬 Parliamo della giornata per la tua azienda

Preferite scrivere? L’indirizzo è info@rallyfactor.it: indicate numero di persone, zona e periodo, e rispondiamo con una proposta concreta.

Domande frequenti sulla car policy aziendale

La car policy aziendale è obbligatoria per legge?

No. Nessuna norma impone un documento con quel nome. È obbligatoria, per l’articolo 28 del D.Lgs 81/2008, la valutazione di tutti i rischi, compreso quello di guidare per lavoro; la car policy è lo strumento con cui l’azienda traduce quella valutazione in regole che chi guida deve osservare.

Chi deve scrivere la car policy aziendale?

Di solito la scrivono amministrazione, HR o fleet manager. Perché valga anche come misura di sicurezza deve passare dall’RSPP, che la collega al DVR, e deve essere firmata da chi guida, così che le regole diventino disposizioni aziendali ai sensi dell’articolo 18.

Che cosa manca di solito a una car policy aziendale?

Tre cose: il rimando alla valutazione del rischio stradale nel DVR, le regole di condotta alla guida scritte come disposizioni aziendali e la sezione sulla formazione, con gli attestati del corso di guida sicura in allegato.

Il corso di guida sicura può essere reso obbligatorio dalla car policy?

Sì: l’azienda può prevederlo come condizione per l’assegnazione del veicolo, come fa con altre procedure interne. Resta formazione aggiuntiva rispetto a quella prevista dall’Accordo Stato-Regioni, ed è proprio questa natura aggiuntiva a renderla utile davanti all’Inail.

La car policy aziendale vale per chi usa l’auto propria per lavoro?

Il rischio di guidare per lavoro non dipende dall’intestazione del veicolo. Chi fa trasferte rimborsate con l’auto propria va incluso nella valutazione del rischio e nella formazione; la car policy può prevedere una sezione specifica per questi casi, da definire con il consulente.

Quante persone si possono formare in una giornata?

Fino a 30 partecipanti, con un istruttore ogni 8 persone. Sopra quella soglia ciascuno guida troppo poco e la giornata diventa una dimostrazione a cui si assiste; per gruppi più numerosi si sdoppia la giornata.

Il corso previsto dalla car policy vale per la riduzione del premio Inail?

Il corso di guida sicura teorico-pratico è l’intervento D-4 di tipo A nel modello OT23 2027 e da solo consente di accedere alla riduzione, se svolto entro il 31 dicembre 2026 per la domanda da presentare entro il 28 febbraio 2027. La car policy in sé non porta punteggio: è il corso che conta.